Die Projektvorlagen enthalten alle Bausteine, die für die Erfassung eines Projektdokuments erforderlich sind + individuelle Texte und Gestaltungselemente entsprechend des eigenen Firmen-CIs.
Welche Projektvorlage standardmäßig für die einzelnen Projekt-Typen verwendet werden soll, wird nach der Erstellung der Vorlage in den Programmeinstellungen / Projektdokumente definiert. Im Projekt selbst kann jederzeit auf eine andere Vorlage gewechselt werden. So können z.B. 2 Vorlagen für Angebote erstellt werden, eine mit Briefkopfdetails für den Versand des Dokuments per PDF und eine ohne Briefkopfdetails für den Druck auf Firmenpapier.
Zur Neuanlage einer Projektvorlage ist das Verzeichnis Projektvorlagen zu markieren und über den Button die neue Vorlage anzulegen.
Neuanlage einer Projektvorlage |
Nach Eingabe eines eindeutigen Namens für die Projektvorlage startet der Texteditor mit einem leeren Blatt.
Zunächst sollte über die Seiteneinrichtungs-Optionen die generelle Seiten-Formatierung eingestellt werden, z.B. Ausrichtung, Ränder, Kopf- und Fußzeile, etc.
Optionen zum Einrichten der Seite |
Anschließend sind die Mindestangaben des Dokuments aus den Bausteinen auszuwählen.
Dazu zählen:
Platzhalter - Werte einzelner Datenbankfelder
Positionen - Platzhaltergruppen zur Eingabe der Projektpositionen
Platzhalter
Projektdokumente enthalten allgemeine Platzhalter, wie z.B. die Anschrift des Kontakts, an den das Dokument gerichtet ist, Angaben zum internen Bearbeiter, etc.
Diese Platzhalter werden über den Button aufgerufen und es wird der benötigte aus den verfügbaren Einträgen ausgewählt.
Dabei wird zwischen den folgenden verschiedenen Typen unterschieden:
Platzhalter | Felder bzw. eine Summe von Feldern, die bereits besonders formatiert sind, z.B. die gesamte Kundenanschrift, statt der Einzelfelder | ||||||
Datenbankfelder | Die einzelnen Tabellenfelder, in exakt der Form, wie sie in der Datenbank gespeichert sind | ||||||
Benutzerfelder | Freie Zusatzfelder zu einer Position oder dem jeweils geöffnetem Projekt. Notation: "PRJ:Feldname" bzw. "POS:Feldname" | ||||||
Stücklistenauswertung | Über Stücklistenauswertungen können individuelle Berechnungen aus Stücklisten eingefügt werden. Im darunter liegenden Feld ist die Formel direkt einzutragen | ||||||
(Stücklisten)bilder | In das Projektdokument können Bilder aus den Programmeinstellungen (Logo) und Artikelbilder eingefügt werden. Dafür ist im Textfeld der Name des Bildes oder Bildskriptes einzutragen. Mit dem Parameter ";s=0,5" wird das Bild skaliert auf 50% in das Dokument eingesetzt. | ||||||
Skripte |
Über Skripte können individuelle Berechnungen, Textgruppen, Bilder etc. mit Abhängigkeiten eingefügt werden. Im darunterliegenden Feld ist der Name des Skripts einzutragen. Das Skript selbst wird im Skriptmodul gespeichert. 2. Texte mit Zahlungsbedingungen werden abhängig von einzelnen Konditionen aufgedruckt.
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Auswahl eines Platzhalters zur Verwendung auf der Projektvorlage |
Platzhalter, die Zahlenwerte enthalten, können über die Vorauswahl "Formatierung" beliebig formatiert werden. Diese Formatierungsbeispiele können in dem darunterliegenden Textfeld angepasst werden. Dieses Formatierungstextfeld dient auch der Definition festgelegter Formatierungen und Berechnungen.
z.B.
Eingabe | Ausgabe |
+2 | Addiert einem Platzhalter mit Zahlenwert 2 hinzu, z.B. einem Datum 2 Tage |
Zeile1 | Fügt von einem mehrzeiligen Textfeld nur die 1. Zeile ein. (gleichlautend für Zeile2, Zeile3,...) |
Zeile2ff | Fügt von einem mehrzeiligen Textfeld die 2. und alle folgenden Zeilen ein. |
Die Platzhalter werden auf den Dokumenten in geschweiften Klammern dargestellt. Per Doppelklick auf einen einzelnen Platzhalter kann dieser über die Platzhalterauswahl geändert werden.
Beispiel Grundgerüst allgemeine Daten auf einem Projektdokument |
Positionen
Positionen sind eine Gruppe von Positionsplatzhaltern, die die Artikeldetails in den Projektdokumenten aufnehmen. Die Positionstabelle startet mit dem Tabellenkopf. Schon hier ist die Struktur der Positionsliste zu definieren, also welche Spalten enthalten sein sollen. Zusätzliche Spalten können über die Tabellenkonfiguration in der Symbolleiste hinzugefügt werden. Die Spaltenbezeichnungen können frei gewählt werden. Auch im Nachhinein können der Tabelle noch Spalten hinzugefügt werden, allerdings nur mit Einschränkungen, z.B. nicht wenn verbundene Zellen in der Tabelle enthalten sind.
Eine neue Position wird über den Button eingefügt. Aus der Auswahl wird der entsprechende Positionstyp ausgewählt und eingesetzt.
Einfügen der Positionsplatzhalter in eine Projektvorlage |
Definierter Tabellenkopf einer Projektvorlage |
Die weiteren Positionen werden nach entsprechender Auswahl automatisch unterhalb des Tabellenheaders eingefügt und enthalten die gleiche Anzahl an Spalten, sowie vordefinierte Platzhalter, wie Artikeltexte und Preise.
Basis Positionensatz einer Projektvorlage |
Den einzelnen Positionen können weitere Details über Positionsplatzhalter hinzugefügt werden. Ein neuer Positionsplatzhalter wird über den Button eingefügt. Bei der Auswahl des gewünschten Platzhalters helfen Tooltips, also Kurzbeschreibungen, die angezeigt werden, wenn der Mauszeiger auf den jeweiligen Platzhalter zeigt. Im rechten Bereich der Platzhalterauswahl können einzelne Positionen auch abweichend formatiert werden. Die Checkbox "Texteingabe gesperrt" bestimmt, ob im Projekt die entsprechenden Werte überschrieben werden können sollen oder nicht.
Platzhalteroptionen |
Spezielle Platzhalter - (Stücklisten-)Bilder
Über die Platzhalter können auch Bilder, die in der Datenbank gespeichert sind oder über Bildskripte erstellt werden, in Projektdokumente eingefügt werden. Allgemeine Bildplatzhalter können an beliebiger Stelle in der Projektvorlage eingesetzt werden, z.B. das Firmenlogo in der Kopfzeile des Dokuments. Diese allgemeinen Bildplatzhalter werden aus den Programmeinstellungen / Logo entnommen.
Zum Einfügen eines Bildplatzhalters über den Button ist im erscheinenden Dialog über die Auswahlliste "Herkunft" der Eintrag "Stücklistenbilder" auszuwählen und der Name des Bildes im darunterliegenden Textfeld einzusetzen.
Einfügen eines Bildplatzhalters |
Bildplatzhalter auf einer Projektvorlage |
Innerhalb der Positionen können Artikelbilder oder Bildskripte (aus Stücklisten) angezeigt werden. Die Artikelbilder werden über ihren Dateinamen, mit dem sie in der Datenbank gespeichert sind, eingefügt, die Bildskripte mit dem Namen, unter dem sie angelegt wurden. Soll in den Positionen generell das beim Artikel gespeicherte Standardbild eingesetzt werden, so wird ein Bildplatzhalter ohne Bildnamen eingefügt. Entsprechend des verfügbaren Platzes können die Bilder auch skaliert werden durch Hinzufügen des Parameters ";s=n". "n" steht dabei für den Skalierungswert, der als Dezimalzahl einzufügen ist - zB. ;s=0,5 für 50%.
Skalierung eines Bildplatzhalters |
Skalierter Bildplatzhalter auf einer Projektvorlage |
Spezielle Platzhalter - Stücklistenauswertung
Über die Stücklistenauswertungen können Werte in Variablen innerhalb der Positionen ausgewertet werden. In der Platzhalterauswahl wird der Eintrag Stücklistenauswertung gewählt und es wird im Textfeld darunter die entsprechende Variable eingetragen, die auf den Dokumenten gedruckt werden soll, z.B. jum.m für die Menge, jum.x für die Breite,...
Einfügen eines Platzhalters mit Stücklistenauswertung |
Hier sind auch Berechnungen aus verschiedenen Variablen möglich, zB. jum.x*jum.y/10000 für die Flächenberechnung.
Berechnung innerhalb eines Platzhalters |
Spezielle Platzhalter - Skripte
Ein weiterer Platzhaltertyp sind Skripte. Dies sind kleine eigene Formeln, Bedingungen, etc., mit denen Auswertungen zum Projekt oder zugewiesenen Kontakt erstellt werden können. Das Ergebnis wird über den Platzhalter in das Projektdokument eingefügt.
Dies kann zB. für die automatische Erstellung von Zahlungsbedingungstexten basierend auf den im Projekt hinterlegten Fristen genutzt werden.
Das Skript selbst wird im Modul Skripte verwaltet. Dort ist das Skript in der Rubrik Textbausteine anzulegen. Im Projektdokument wird das Skript über die Platzhalter-Auswahl Skripte ("Skripte - Text" für einfachen Text, "Skripte - Bilder" für Bilder, "Skripte - RTF" für formatierten Text) und durch Eintragen des Skriptnamens im darunterliegenden Feld eingefügt.
Einfügen eines per Skript befüllten Platzhalters |
Die Positionen in einem Projektdokument werden in einer fortlaufenden Tabelle mit anschließendem Summenblock eingefügt.
Diese Tabelle kann sich über mehrere Seiten erstrecken.
Um auf den einzelnen Seiten Seitensummen, also einen Übertrag einzufügen, werden diverse Platzhalter bereitgestellt.
Platziert in einem wiederholbaren Textfeld geben sie die enstprechenden Summen aus.
Die wiederholbaren Textfelder sind auf der Projektvorlage jeweils außerhalb des Haupt-Druckbereichs schwebend über den Kopf- und Fußzeilen einzufügen.
Innerhalb der Kopf- und Fußzeilen ist an dieser Stelle ausreichend Freiraum einzuplanen, damit Inhalte nicht überlagert werden.
Wiederholbare Textfelder mit Seitensummen |
Die folgenden Platzhalter stehen zur Verfügung:
Für Verkaufsdokumente
Seite_BruttoEUR | Brutto Gesamtsumme der Positionen der aktuellen Seite |
Seite_MWStEUR | Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer der aktuellen Seite (halb + voll) |
Seite_MWStHalbBetragEUR | Gesamtbetrag der halben Mehrwertsteuer der aktuellen Seite |
Seite_MWStVollBetragEUR | Gesamtbetrag der vollen Mehrwertsteuer der aktuellen Seite |
Seite_NettoEUR | Netto Gesamtsumme der Positionen der aktuellen Seite |
SeitenSumme_BruttoEUR | Brutto Gesamtsumme der Positionen aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen |
SeitenSumme_MWStEUR | Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen (halb + voll) |
SeitenSumme_MWStHalbBetragEUR | Gesamtbetrag der halben Mehrwertsteuer aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen |
SeitenSumme_MWStVollBetragEUR | Gesamtbetrag der vollen Mehrwertsteuer aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen |
SeitenSumme_NettoEUR | Netto Gesamtsumme der Positionen aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen |
VorSeite_BruttoEUR | Brutto Gesamtsumme der Positionen der vorherigen Seite |
VorSeite_MWStEUR | Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer der vorherigen Seite (halb + voll) |
VorSeite_MWStHalbBetragEUR | Gesamtbetrag der halben Mehrwertsteuer der vorherigen Seite |
VorSeite_MWStVollBetragEUR | Gesamtbetrag der vollen Mehrwertsteuer der vorherigen Seite |
VorSeite_NettoEUR | Netto Gesamtsumme der Positionen der vorherigen Seite |
VorSeitenSumme_BruttoEUR | Brutto Gesamtsumme der Positionen aller vorherigen Seiten |
VorSeitenSumme_MWStEUR | Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer aller vorherigen Seiten (halb + voll) |
VorSeitenSumme_MWStHalbBetragEUR | Gesamtbetrag der halben Mehrwertsteuer aller vorherigen Seiten |
VorSeitenSumme_MWStVollBetragEUR | Gesamtbetrag der vollen Mehrwertsteuer aller vorherigen Seiten |
VorSeitenSumme_NettoEUR | Netto Gesamtsumme der Positionen aller vorherigen Seiten |
Für Einkaufsdokumente
Seite_EinkaufBruttoEUR | Brutto Gesamtsumme der Positionen der aktuellen Seite (Einkaufspreise) |
Seite_EinkaufEUR | Netto Gesamtsumme der Positionen der aktuellen Seite (Einkaufspreise) |
SeitenSumme_EinkaufBruttoEUR | Brutto Gesamtsumme der Positionen aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen (Einkaufspreise) |
SeitenSumme_EinkaufEUR | Netto Gesamtsumme der Positionen aller bisherigen Seiten, inklusive der aktuellen (Einkaufspreise) |
VorSeite_EinkaufBruttoEUR | Brutto Gesamtsumme der Positionen der vorherigen Seite (Einkaufspreise) |
VorSeite_EinkaufEUR | Netto Gesamtsumme der Positionen der vorherigen Seite (Einkaufspreise) |
VorSeitenSumme_EinkaufBruttoEUR | Brutto Gesamtsumme der Positionen aller vorherigen Seiten (Einkaufspreise) |
VorSeitenSumme_EinkaufEUR | Netto Gesamtsumme der Positionen aller vorherigen Seiten (Einkaufspreise) |
Aufgelöste Seitensummen auf einem Projektdokument |