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Serienbriefassistent

Mit Hilfe des Serienbriefassistenten lassen sich Mitteilungen, z.B. Werbebriefe an mehrere Kunden automatisiert per Post oder Email versenden.

1. Vorbereitung des Schreibens

Zunächst wird die Dokumentvorlage für das Schreiben in der Textbausteinverwaltung erstellt. Über Platzhalter werden die Adressdaten der Kontakte eingefügt. Das Schreiben kann statischen Text, Bilder, etc. enthalten und frei gestaltet werden. Ist die Vorlage fertig gestellt, wird sie gespeichert und die Textbausteinverwaltung kann geschlossen werden.

Erstellung einer Dokumentvorlage für den Seriendruck

Erstellung einer Dokumentvorlage für den Seriendruck

2. Auswahl der Kontakte

Serienbriefe werden an eine zuvor definierte Auswahl an Kontakten gesendet. Die Auswahl kann beinhalten:

Wird ein Schreiben an verschiedenste Kontakte verschickt, z.B. in unterschiedlichen Gebieten, empfiehlt es sich, einen Kontakteordner anzulegen, um die Kontakte in einer Gruppierung zusammenzubringen. Dafür werden die ersten Kontakte über Suche oder Filter aufgerufen und in einen Kontakteordner einsortiert. Anschließend werden die nächsten Kontakte ausgewählt und ebenfalls in diesen Kontakteordner einsortiert, solange bis alle Kontakte zugewiesen sind.

3. Serienbrief starten

Nachdem alles vorbereitet ist, kann der Serienbriefassistent über den Button in der Symbolleiste der Kontakte Listenansicht gestartet werden.

Auf dem sich öffnenden Formular werden die Einstellungen und die Kontakteauswahl getroffen.

 

Dokumentvorlage Es wird die Dokumentvorlage ausgewählt, die für den Serienbrief erstellt wurde.
Logeintrag

In den Dokumenten und Notizen der Kontakte kann ein Eintrag erfolgen, anhand dessen später nachvollzogen werden kann, ob und wann ein Serienbrief an den einzelnen Kontakt geschickt wurden.

Ohne Es wird kein Eintrag angelegt.
Notiz Es wird eine Notiz beim Kontakt hinterlegt mit Name und Zeitpunkt des Serienbriefes.
Dokument Das Dokument selbst wird beim Kontakt gespeichert. (Achtung: Bei einer Vielzahl von Kontakten und komplexen Briefen, z.B. viele Bilder, entsteht eine große Datenmenge.)
Kontakteauswahl

Mögliche Auswahl:

  • Alle in der Kontakteliste markierten Kontakte
  • Alle in der Kontakteliste angezeigten Kontakte
  • Kontakte einer bestimmten Gruppe
  • Kontakte eines bestimmten Gebiets
  • Kontakte vom gleichen Kontakttyp
  • Kontakte aus Kontakteordnern
Sortierung

Über die Sortierung kann ausgewählt werden, in welcher Reihenfolge die Briefe gedruckt, bzw. versandt werden.

Wie in Auswahl Die Sortierung erfolgt wie in der Kontakte Listenansicht angezeigt.
Nach Postleitzahl Bei großen Mengen von Werbebriefen bieten Postdienstleister günstige Direktmarketing-Preise an. Bei einigen Produkten wird die Sortierung der Briefe nach Postleitzahl aufsteigend gefordert.
Nach Name Die Sortierung erfolgt aufsteigend nach dem Namen des Kontakts.
Nach Matchcode Die Sortierung erfolgt aufsteigend nach dem Matchcode des Kontakts.
E-Mail

Soll die Mitteilung an die Kontakte per Email versandt werden, sind hier die erforderlichen Einstellungen zu treffen.

Standardmäßig werden die Emails an die beim Kontakt hinterlegte Email-Adresse gesandt. Fehlt bei einem Kontakt die Email-Adresse, erhält dieser die Mitteilung nicht. Optional kann für all diese Kontakte ohne Email-Adresse das Schreiben ausgedruckt werden, um es ihnen per Post zuzusenden. Dafür muss die entsprechende Checkbox aktiviert werden.

Für den Betreff der Email ist ein aussagekräftiger Text zu wählen. Achtung: Emails ohne Betreff werden oft als Spam eingestuft und vom Empfänger nicht beachtet.

Der Email können Anlagen, wie z.B. PDF Dokumente hinzugefügt werden.

Der Text der EMail kann entweder der zu HTML umgewandelte Text der oben ausgewählten Dokumentvorlage sein oder ein freier Text aus der Textbausteinverwaltung.

 

Kontaktauswahl für den Seriendruck

Kontaktauswahl für den Seriendruck

Nachdem alle Einstellungen getroffen wurden, kann über die Vorschau das Ergebnis geprüft werden.

In der Symbolleiste kann durch die einzelnen Briefe geblättert werden oder es kann die Vorschau eines bestimmten Kontakts über die direkte Auswahl seines Matchcodes ausgewählt werden. Dies ist, auch in Verbindung mit dem Einzeldruck eines Dokuments, z.B. dann sinnvoll, wenn wegen eines Papierstaus des Druckers ein Brief erneut gedruckt werden muss.

Vorschau eines Serienbriefs

Vorschau eines Serienbriefs

 Sind in der Vorschau keine Fehler oder Probleme erkennbar, kann der Ausdruck / der Versand der Emails über die Button in der Symbolleiste gestartet werden.

Im nachfolgenden Dialog wird der Drucker ausgewählt und es kann definiert werden, ab und bis welchem Datensatz gedruckt werden soll. Ein Schritt-für-Schritt-Drucken ist z.B. dann sinnvoll, wenn viele hundert Dokumente gedruckt werden und der Drucker mit einem Druckauftrag nicht zu lange blockiert werden soll. Dann kann z.B. in 100er Schritten gedruckt werden.

Nach Abschluss des Drucks kann der Serienbrief-Assistent geschlossen werden.

In den einzelnen Kontaktdatensätzen sind anschließend die Log-Einträge entsprechend der getroffenen Einstellungen hinterlegt.

Log-Eintrag zu einem Serienbrief im Kontakt

Log-Eintrag zu einem Serienbrief im Kontakt

 

Siehe auch

 

 


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