Über das Änderungs-Log können entsprechend der Konfiguration in den Programmeinstellungen alle Änderungen an den Tabellen bzw. Feldern der Hauptmodule aufgezeichnet werden. Diese Dokumentation kann z.B. zum Nachweis nach GoBD herangezogen werden oder auch zur Aufspührung von irrtümlich gelöschten Datensätzen dienen.

Das Änderungs-Log ist mit Benutzerrechten gesichert. Die Konfiguration sollte nur einem Administrator gestattet werden und auch die Einsicht muss nicht für jedermann möglich sein.

Zur Konfiguration können für die verfügbaren Tabellen entweder alle Felder aktiviert werden oder einzelne wichtige.

 

Einzelfelder werden per Drag&Drop über das separate Fenster ausgewählt.

 

Konfiguration des Änderungs-Logs

 

Das Änderungs-Log schreibt alle Daten entsprechend der Konfiguration mit, die nach Installation des Jahresupdates 2018 -> 2019 und nach Aktivierung des Änderungs-Logs geändert wurden. Es kann über die entsprechenden Module über den Button  geöffnet werden. Aus der Listenansicht heraus werden die Änderungen aller Datensätze dieser Tabelle angezeigt. Über eine Suche kann nach Matchcode gefiltert werden und über Datumsfelder wird die Anzeige zusätzlich eingegrenzt. Der Matchcode ist je nach Tabelle das jeweils eindeutigste Merkmal des Datensatzes, z.B. In den Kontakten der Kontakte-Matchcode, in den Projekten die Projektnummer und im Belegeingang die Eingangsnummer. 

Die Liste ist nach den einzelnen Spalten sortierbar. Für die Anzeige der Änderungen eines einzelnen Datensatzes kann das Änderungs-Log über dessen Detailansicht geöffnet werden.

 

Änderungslog der Kontaktetabelle

 

Änderungslog der Projekte

 

Im Sinne der GoBD empfiehlt es sich, auch die Konfiguration des Änderungs-Logs und jede Änderung daran mit Zeitstempel zu dokumentieren. Das gilt auch für andere Programmkonfigurationen, wie insbesondere Benutzerrechte, Projektzähler, individuelle Skripte, etc. Zusammen mit den Arbeitsanweisungen an die Mitarbeiter ergibt dies eine prüffähige Verfahrensdokumentation.

 

Werden Daten auf anderem Wege als die direkte Eingabe im Programm geändert, etwa durch eigene Skripte, so sind diese Änderungen nicht "von Haus aus" dokumentiert. Es stehen Methoden zur Verfügung, über die auch diese Änderungen geloggt werden können.