ingenious stellt ein Web-Portal zur Verfügung mit Hilfe dessen die Außendienstmitarbeiter Zugriff auf die Kundendaten haben und Angebote und Aufträge einsehen und anlegen können.
Die Oberfläche des Web-Portals ist über HTML frei anpassbar. Der Aufruf für das Außendienstmodul lautet URL:Port/WEB/. In der erscheinenden Startseite können beliebige allgemeine Inhalte eingefügt werden. Die von ingenious bereitgestellten Module sind über das Menü erreichbar.
Das Außendienst Web-Portal ist kennwortgeschützt. Die Mitarbeiter müssen als Benutzer in der ingenious Datenbank angelegt sein und verwenden sowohl lokal als auch im Web dieselben Zugangsdaten. Sind die Web-Templates entsprechend aufbereitet, so greifen im Web die gleichen Benutzerrechte wie lokal.
Im Einzelnen stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:
Kontakte Listenansicht
Über die Kontakteliste können gezielt Kunden gesucht und bearbeitet werden.
Kontakteliste im Außendienst WEB Portal |
Über die entsprechenden Buttons je Tabellenzeile kann für den jeweiligen Kunden ein Angebot angelegt oder der Kontaktdatensatz gelöscht werden. Ein neuer Kontakt wird über den Button "Kontakt anlegen" hinzugefügt.
Kontakte Detailansicht
In der Kontakte Detailansicht kann der Außendienstmitarbeiter die allgemeinen Kontaktdaten des ausgewählten Kunden einsehen und bearbeiten, z.B. Notizen hinzufügen oder den Ansprechpartner ändern.
Allgemeine Kontaktdaten |
Über Reiter können für den Kontakt weitere Details geöffnet werden.
So kann der Außendienstmitarbeiter die für den Kunden hinterlegten Dateianlagen öffnen und ggf. herunterladen oder auch löschen, wenn Daten nicht mehr aktuell sind.
Dateianlagen eines Kontakts |
Über den Tab Sonderpreise können die kundenindividuellen Preise und Rabatte eingesehen und bearbeitet werden. So ist der Außendienstmitarbeiter seinem Kunden immer auskunftsfähig, ohne spezielle Listen mitnehmen zu müssen.
Sonderpreise eines Kunden |
In den Notizen werden alle Notizen des Kontakts angezeigt, äquivalent zu den Dokumenten und Notizen in der lokalen Kontakte Detailansicht.
Notizen zu einem Kunden |
In den Zusatzadressen werden die zusätzlichen Anschriften wie Rechnungs- und oder Lieferanschrift aufgelistet und gepflegt.
Zusatzadressen eines Kunden |
Details einer Zusatzadresse |
Angebote und Aufträge
Über das Hauptmenü kann der Außendienstmitarbeiter zu den Listen aller Angebote und aller Aufträge navigieren. Dort kann er alle Projektdokumente einsehen, nach einzelnen suchen und ggf. bearbeiten.
Angebotsliste im Außendienst WEB Modul |
Dem Mitarbeiter können die folgenden Funktionen zur Verfügung gestellt werden:
- Ein neues Angebot anlegen
- Ein Angebot zu einem Auftrag weiterschalten
- Ein Angebot abschließen
- oder ein Angebot löschen
Ein bestehendes Projektdokument kann per Doppelklick geöffnet werden.
Die Detailansicht ist für eine bessere Übersicht in 4 Bereiche gegliedert. Die einzelnen Formulare können über Reiterkarten geöffnet werden.
Allgemeine Projektdaten |
Die allgemeinen Projektdaten geben einen Überblick über die Projektadressen, die aus dem referenzierten Kontakt geladen wurden und enthalten das Datum, sowie einen vom Bearbeiter auszufüllenden Projektnamen (=Kommission) und einen Betreff zur freien Eingabe.
In den Projektpoitionen werden alle Angebotspositionen erfasst, wie Artikel, Freitexte, Rabatte etc.
Leere Positionstabelle |
Im Artikel-Menü sind idealerweise die Matchcodes der Hauptprodukte des Unternehmens hinterlegt, die über Produktkonfiguratoren einem Angebot hinzugefügt werden. Für wenig genutzte (Einzel-)Artikel steht eine Artikelsuche zur Verfügung.
Innerhalb der Produktkonfiguratoren stellen Logiken sicher, dass nur echnisch machbare Kombinationen bestellt werden können. Fehler oder Hinweise werden dem Benutzer direkt nach jeder Validierung angezeigt.
Produktkonfiguration mit Hinweismeldung |
Sollen mehrere Positionen eines gleichen Artikels aber mit unterschiedlichen Abmessungen und ggf. in verschiedenen Varianten erfasst werden, so empfiehlt sich die Nutzung der Multiposition. Nach Konfiguration der Basisvariante werden in einem separaten Formular die individuellen Werte erfasst.
Basiskonfiguration einer Multiposition |
Erfassung der Aufmaßdaten einer Multiposition |
Nach dem Fertigstellen des Angebots kann es über den entsprechenden Button in ein PDF zur weiteren Verwendung / Verteilung gedruckt werden.
Projektpositionen in einem Angebot |
Alternativ kann der Aufendienstmitarbeiter das Angebot direkt als Anhang einer EMail versenden. Dazu öffnet er den Mail-Editor über den Reiter "E-Mail versenden".
Mail-Editor im Außendienst WEB |
Im Mail-Editor ist bereits die EMail-Adresse des verknüpften Kunden eingesetzt, sofern sie beim Kontakt gespeichert ist. Der Bearbeiter kann die Email zusätzlich an weitere Empfänger versenden und einen Nachrichtentext eingeben. Er kann außerdem das Angebot als Anhang hinzufügen.
Gibt es zu einem Projekt weitere erklärende Dokumente, z.B. eine Handskizze vom Aufmaß, ein Fax mit der Anfrage des Kunden, ein Foto der Einbausituation etc., dann sollten diese Dokumente als Dateianlagen im Projekt gesammelt werden. Diese kann der Außendienstmitarbeiter über den Reiter "Dateianlagen" hinzufügen.
Web Formular Dateianlagen |